Sì, è possibile definire intervalli di numeri personalizzati.
Per farlo, procedere come segue.
Accedere al backend di Partnershop – Impostazioni / Fattura.
Navigare fino al modulo “Intervallo di numeri di fattura”.
Tramite il modulo “Intervallo di numeri di fattura” [1] è possibile inserire nuovi valori e creare gruppi di numeri [2] per fatture [3], fatture di storno [4] e accrediti [5] .
Quanto visualizzato fa sempre riferimento all’anno selezionato nella casella [6] “anno”. In alternativa, grazie a questa casella è possibile visualizzare impostazioni per l’anno precedente o successivo, effettuare modifiche e gestire i propri gruppi di numeri.
I campi nella colonna “ultimi numeri” [7] mostrano il numero di fatture, fatture di storno e accrediti generati per [6] l’anno visualizzato. I valori sono visualizzati in colore grigio e non possono essere modificati.
I campi nelle colonne “ultimi numeri” [8] e “formato” [9] possono essere modificati individualmente nella linea “fattura”. I valori sono visualizzati in colore nero e possono essere modificati.
Stabilire un valore nel campo di inserimento [10] (ad esempio 4). In questo modo è possibile stabilire che la prossima fattura generata nel back-end conterrà tale numero. La numerazione proseguirà poi in modo coerente (ad esempio 5, 6, ecc.).
Avviso
Il valore inserito nel campo [10] sarà valido solamente se sarà maggiore rispetto al valore indicato nel campo “ultimo numero” (per questo esempio: 4 > 3).
Nel campo [13] è possibile stabilire il modo in cui il numero della fattura verrà visualizzato. Può essere creato un prefisso che precederà il numero della fattura. È possibile anche definire la lunghezza minima del numero della fattura (senza prefisso).
Nel nostro esempio sono stati stabiliti i seguenti dati individuali.
Nel campo [13] è stato aggiunto il prefisso “PS” e il valore 0 è stato sostituito con 3 all’interno della parentesi tonda.
Nell’esempio PS{i;3} , la fattura successiva generata nel back-end è stata visualizzata come segue: PS004
PS = prefisso
004 = numero fattura con una lunghezza minima di 3 cifre e zero principali
4 diventa 004, 44 diventa 044 e 444 diventa 444. Poiché si tratta di una lunghezza minima, anche numeri più lunghi restano invariati: 4444 resta 4444.
Un’illustrazione dettagliata dei possibili formati è disponibile più avanti.
Avviso
Le modifiche effettuate nel campo [13] vengono salvate cliccando sul tasto “Go!” e trasferite anche ai campi [14] e [15] .
Lo stesso algoritmo vale anche per fatture di storno e accrediti. Di default, la numerazione inizia con il valore 1. Questo non avviene se è stato fissato un altro valore nel campo [10] .
Per le fatture di storno viene generato un numero di fattura con il suffisso “-S” seguito dal numero progressivo.
Nell’esempio PS{i;3}-S {c;0} , la fattura di storno successiva generata nel back-end viene visualizzata come segue: PS003-S1
PS = prefisso
003 = numero di fattura precedente con una lunghezza minima di 3 cifre e due zero principali
-S = suffisso per la fattura di storno
1 = numero progressivo senza zero principali
Per gli accrediti, il numero di fattura viene generato con il suffisso “-”, seguito dal numero progressivo.
Nell’esempio PS{i;3}- {ci;0} , l’accredito successivo generato nel back-end viene visualizzato come segue. PS003-1
PS = prefisso
003 = numero di fattura precedente con una lunghezza minima di 3 cifre e due zero principali
– = suffisso per l’accredito
1 = numero progressivo senza zero principali
Avviso
Le voci non devono contenere dieresi o spazi vuoti.
Le possibili variabili all’interno della parentesi tonda nel campo [13] verranno sostituite con valori reali al momento della generazione della fattura.
I campi di testo grigi nell’area formato [14] e [15] sono inattivi e non possono essere modificati. Per entrambi i cambi vale la formattazione creata nel campo [13] .
Se non sono ancora stati inseriti valori per l’anno corrente, verrà assegnato automaticamente un gruppo di numeri con il formato dell’anno precedente e il valore per “numero successivo” per tutte le tipologie di fattura sarà corrispondente a 1. Se non verranno trovati valori nemmeno per l’anno successivo, verrà generato un gruppo di numeri di default.
Suggerimento
Il prerequisito per una fatturazione senza errori – anche oltre il capodanno – è che nel campo [13] viene utilizzato un formato di numero di fattura con anno {yy} o {yyyy}.
In caso contrario si creano record duplicati. Il risultato sono fatture errate, che non possono essere elaborate e inviate.
Avvertenze circa la formattazione nei campi di inserimento
{yyyy} Anno con 4 cifre | es.: 2017
{yy} Anno con 2 cifre | es.: 17
{mm} Mese con 2 cifre | es.: 06
{dd} Giorno con 2 cifre | es.: 28
{qq} Trimestre con 2 cifre | es.: 02
{i,n} Numero {i} con zero principali {n} | numero a 3 cifre con 2 zero principali {i,3} | es.: 003
{c,n} Numero {c} con zero principali {n} | numero a 3 cifre con 2 zero principali | es.: 003-S1
{ci,n} Numero {ci} con zero principali {n} | numero a 3 cifre con 2 zero principali | es.: 003-1