FAQ Category : Finances

Oui, il est possible de définir ses propres tranches de numéros.

Pour cela, il faut suivre les étapes suivantes.

Allez dans le backend du Partnershop – Settings / Invoice.
Naviguez vers le module « Invoice Number range ».

Via le module « Invoice Number range », [1] vous pouvez saisir et établir vos propres plages de numéros [2] pour les factures [3], les factures d’annulation [4] et les notes [5] de crédit.

L’aperçu affiché se rapporte toujours à l’année sélectionnée via la combobox [6] « Année ». Vous pouvez également utiliser cette boîte de sélection pour afficher les paramètres de l’année précédente ou de l’année suivante, apporter des modifications et éditer vos propres plages de numéros.

Les champs dans la colonne « Dernier numéro » [7] indiquent le nombre de factures, de factures d’annulation et de notes de crédit créées pour l’année [6] sélectionnée. Les valeurs sont affichées en gris et ne peuvent pas être modifiées.
Les champs dans les colonnes « Numéro suivant » [8] et « format » [9] peuvent être personnalisé dans la ligne « Facture ». Les valeurs sont affichées en noir et peuvent être modifiées.

Dans le champ de saisie [10], spécifiez une valeur (par ex. 4). Celle-ci spécifie que la prochaine facture créée via le backend portera ce numéro. De même, la numérotation continue pour chaque calcul ultérieur (par exemple, 5, 6, etc.).

Remarque
La valeur saisie dans le champ [10] n’est valide que si elle est supérieure à la valeur affichée dans le champ « Dernier numéro » (dans l’exemple : 4 > 3).

Dans le champ de saisie [13], spécifiez la façon dont le numéro de facture doit être affiché. Un préfixe précédant le numéro de facture peut être défini. La spécification d’une longueur minimale du numéro de facture (sans préfixe) est possible.

Dans notre exemple, les ajustements personnalisés suivants ont été effectués.
Dans le champ [13], le préfixe « PS » a été ajouté et la valeur 0 dans les accolades a été changée en 3.

Dans l’exemple PS{i;3}, la facture suivante créée via le backend serait représentée comme suit : PS004.

PS = préfixe
004 = numéro de facture avec une longueur minimale de 3 chiffres et commençant par des zéros
4 devient 004, 44 devient 044 et 444 devient 444. S’agissant d’une longueur minimale, les chiffres les plus longs restent inchangés : 4444 reste 4444.

Retrouvez dans le texte ci-dessous une explication détaillée des formats possibles.

Remarque
Les ajustements effectués dans le champ [13] sont également reportés dans les champs [14] et [15] lors de la sauvegarde via le bouton « Go! ».

Les factures d’annulation et les notes de crédit ont le même algorithme. Par défaut, leur numérotation commence par la valeur 1. Sauf si une autre valeur est définie au champ [10].
Pour les factures d’annulation, le numéro de facture est généré avec le suffixe « -S » plus le numéro séquentiel.

Dans l’exemple PS{i;3}-S {c;0}, la facture d’annulation suivante créée via le backend serait représentée comme suit : PS003-S1.

PS = préfixe
003 = numéro de facture précédant avec une longueur minimale de 3 chiffres et commençant par 2 zéros
-S = suffixe pour la facture d’annulation
1 = numéro séquentiel ne commençant pas par zéro

Pour les notes de crédit, le numéro de facture est généré avec le suffixe « – » plus le numéro séquentiel.

Dans l’exemple PS{i;3}- {ci;0}, la note de crédit suivante créée via le backend serait représentée comme suit. PS003-1.

PS = préfixe
003 = numéro de facture précédant avec une longueur minimale de 3 chiffres et commençant par 2 zéros
– = suffixe pour la note de crédit
1 = numéro séquentiel ne commençant pas par zéro

Remarque

Les entrées ne doivent contenir aucun tréma ni espace vide.

Les variables possibles entre les accolades dans le champ [13] sont remplacées par des valeurs réelles lors de la génération de la facture.

Les zones de texte grises dans la zone Format [14] et [15] sont inactives et ne peuvent pas être modifiées. Les deux champs utilisent la mise en forme opérée dans le champ [13].

Si aucune saisie n’a été définie pour l’année en cours, une plage de numéros avec le format de l’année précédente et la valeur pour « Numéro suivant » est automatiquement définie sur 1 pour tous les types de facture. Si aucune saisie n’est trouvée pour l’année précédente, une plage de numéros par défaut est générée.

Important
La condition préalable à une facturation sans erreur – même au-delà du début de l’année – est que, dans le champ [13], un format de numéro de facture avec l’année {yy} ou {yyyy} est utilisé. Sinon, cela crée des enregistrements en double.
Le résultat est des factures défectueuses, qui ne peuvent pas être traitées et envoyées.

Remarques relatives au formatage dans les champs de saisie

{yyyy} Année avec 4 chiffres | Ex. : 2017
{yy} Année avec 2 chiffres | Ex. : 17
{mm} Mois avec 2 chiffres | Ex. : 06
{dd} Jour avec 2 chiffres | Ex. : 28
{qq} Trimestre avec 2 chiffres | Ex. : 02
{i,n} Numéro {i} commençant par des zéros {n} | comme numéro à 3 chiffres commençant par 2 zéros {i,3} | Ex. : 003
{c,n} Numéro {c} commençant par des zéros {n} | comme numéro à 3 chiffres commençant par 2 zéros | Ex. : 003-S1
{ci,n} Numéro {ci} commençant par des zéros {n} | comme numéro à 3 chiffres commençant par 2 zéros | Ex. : 003-1